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外資系金融入社前に知っておくとちょっと便利なメールのテクニック

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外資系金融の社内における大半のコミュニケーションにはメールだということはこのブログで何度も書いてきました。

今回の記事では、外資系金融の社内メールを書くときに役立つ、ちょっと便利なテクニックを一つ書いてみたいと思います。もし知らない人がいれば今のうちに使えるようになっておきましょう。

 

外資系金融入社前に知っておくとちょっと便利なメールのテクニック

外資系金融入社前に知っておくと便利なメールのテクニック。

それは、

スクリーンショット

になります。

少しパソコンに詳しい方であれば、もうすでにお馴染みのこの機能ですよね。

allabout.co.jp

実はこの機能が外資系金融の社内のメールでとても役に立ちます。

 

スクリーンショットを使うシチュエーション

外資系金融の社内では基本的にメールを使ったコミュニケーションになります。社内メールでも、同僚などに出すメールは全部英語で書かなければいけません。(※日本人同士であれば日本語でもOKです)もし、他の部門に何か質問をしたい、誰かに何かを確認したい、そんなときは英文のメールで担当者に質問を投げます。これが一般的な外資系金融の社内のフローです。

例えば、

「このソフトウェアが立ち上がらない。今こんな画面になっている。どこを触ればエラーはなおりますか?」

という質問をあなたがIT部門に送信するとします。

このとき、あなたがIT部門に伝えなくてはいけない情報というのは

  • どのソフトウェアなのか?
  • どんなエラーが発生しているのか?

ということ。

「どのソフトウェアなのか?」という情報を伝えることは難しくありません。固有名詞を使えばいいだけですので、社内メールにそのソフトウェアの名称をきちんと書けばオッケーです。

ですが、英文で「どのようなエラーが発生しているのか?」という情報を共通の認識にまで落とし込むのは時間がかかります。どんなエラーなの?何が画面で見えているの?ソフトウェアは何かエラーコードを表示している?あなたが抱えている問題をIT部門が把握するためには様々な情報が必要になります。

普段使い慣れていない英語です。文章だけでは意思の疎通がうまくいかず、気がついたら何通もメールをやりとりをすることもあります。ですが、これはあまり効率がいいコミュニケーションではありません。そんな時に使うべき機能がスクリーンショットなのです。

 

スクリーンショットを使うと分かりやすい!

スクリーンショットをメール(HTML形式)の中にポチッと貼り付けることによって

  • 今あなたがどういう画面を見ているのか?
  • エラーが発生しているのであれば、どのようなエラーなのか?

という情報を視覚的にあいて(IT部門)に伝えることができます。

スクリーンショットが相手に伝える情報量は文字で伝えるよりもはるかに効果的です。外資系金融の社内でソフトウェアのエラーに困ったら、こうしたスクリーンショットの機能を活用すると効率のいいコミュニケーションをとることができます。

世界中グローバルにオフィスを持つ外資系金融の社内では、様々なバックグラウンドの方が働いています。中には英語がそこまで得意ではない人もいます。そうした人とスムーズに共通の認識にまで情報を落とし込むためには、実はこのスクリーンショットという機能が大いに役に立つのです。

もし使い方を知らない人がいれば今のうちから覚えておきましょうね。普段からマックに慣れている人であれば、ウィンドウズのPCを使ったスクリーンショットの取り方を覚えておきましょう。外資系金融の社内のPCはウィンドウズですから。

 

まとめ

今回の記事では「外資系金融入社前に知っておくとちょっと便利なメールのテクニック」としてスクリーンショットの機能を紹介させていただきました。

スクリーンショットの機能自体は別に珍しくも何ともないのですが、これを社内メールに活かすことによって円滑なコミュニケーションをはかることができます。ぜひ使ってみてくださいね!

 

 

オペレーション部門に勤務していた経験上、スクリーンショットの機能というのは本当に役に立ちます。こちらから質問をするときもそうですが、誰かから分かりにくい質問が来た場合は「Please give me the screenshot.」と返信をしてスクリーンショットを手に入れることもできます。覚えておきましょう! 

 

 

 

 

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